Obed Borrero, el Tech Guru, presentó en Noticentro al Amanecer herramientas de inteligencia artificial que permiten convertir grabaciones de reuniones en minutas, resúmenes y tareas pendientes, incluso utilizando opciones gratuitas.
¿Alguna vez has salido de una reunión pensando que entendiste todo, pero cuando alguien te pregunta qué se acordó, de repente se te olvidó la mitad?
Tranquilo, que eso pasa hasta en las mejores familias. Entre reuniones de trabajo, orientaciones escolares, juntas de condominio y compromisos profesionales, recordar cada detalle puede convertirse en todo un reto.
La buena noticia es que ahora la inteligencia artificial puede ayudarte a organizar toda esa información sin necesidad de pasar horas tomando notas.
Durante su participación de este jueves, 15 de octubre, en Noticentro al Amanecer, Obed Borrero, el Tech Guru, presentó diferentes herramientas que permiten transformar grabaciones de audio en información organizada y fácil de consultar.
La inteligencia artificial puede convertirse en tu asistente de reuniones
Imagina que participas en una orientación escolar de más de una hora en la que se discuten ayudas económicas, requisitos universitarios y fechas importantes.
En lugar de intentar escribir cada palabra, puedes grabar la reunión, con la autorización correspondiente, y luego utilizar una herramienta de inteligencia artificial para procesar la información.
Estas herramientas pueden ayudarte a generar una transcripción de lo que se dijo, identificar los temas principales, crear una minuta y organizar los compromisos pendientes.
Incluso puedes hacer preguntas específicas sobre el contenido de la reunión.
Por ejemplo: ¿Qué documentos tengo que entregar? ¿Qué fechas se mencionaron? ¿Qué asuntos quedaron pendientes?
La inteligencia artificial analizará la información disponible y tratará de responder utilizando el contenido de la grabación.
Eso sí, siempre es recomendable revisar las respuestas y compararlas con la grabación original, especialmente cuando se trata de fechas, cantidades o decisiones importantes.
Fathom: una herramienta que toma notas durante tus reuniones
Una de las plataformas presentadas por el Tech Guru fue Fathom, una herramienta diseñada para facilitar la documentación de reuniones.
Su principal atractivo es que puede grabar reuniones compatibles, generar transcripciones y preparar resúmenes de los puntos discutidos.
También permite identificar información relevante que posteriormente puede utilizarse para dar seguimiento a compromisos.
Fathom ofrece una versión gratuita y alternativas de pago con funcionalidades adicionales.
Esta herramienta puede resultar especialmente útil para profesionales que participan frecuentemente en reuniones virtuales y desean reducir el tiempo dedicado a preparar minutas.
¿Y si simplemente grabas la reunión con tu celular?
Aquí viene una alternativa interesante para quienes no desean comenzar utilizando una plataforma especializada.
El Tech Guru explicó que también es posible utilizar aplicaciones de grabación de voz disponibles en teléfonos inteligentes.
Por ejemplo, puedes utilizar Notas de Voz en un iPhone o una aplicación de grabadora en un teléfono Samsung.
Una vez tengas el archivo de audio, puedes utilizar una herramienta de inteligencia artificial compatible para generar una transcripción y trabajar con el contenido.
Entre las alternativas mencionadas durante el segmento estuvieron ChatGPT y Muse.
Dependiendo de la herramienta, la versión disponible y sus límites de uso, podrás cargar el archivo directamente o necesitarás realizar un paso adicional para obtener la transcripción.
Cómo crear una minuta con inteligencia artificial
Si deseas comenzar a experimentar, puedes seguir estos pasos:
Paso 1. Solicita autorización para grabar.
Antes de comenzar, informa a los participantes que utilizarás una grabación y posiblemente una herramienta de inteligencia artificial para documentar la reunión. Obtén las autorizaciones necesarias.
Paso 2. Graba la reunión.
Utiliza la grabadora de tu teléfono o una plataforma de reuniones compatible.
Paso 3. Prepara el archivo.
Guarda la grabación en un formato compatible con la herramienta que utilizarás. Si la plataforma no admite audio directamente, puedes generar primero una transcripción.
Paso 4. Utiliza ChatGPT u otra herramienta compatible.
Carga el archivo de audio o la transcripción y solicita que organice la información.
Paso 5. Pide una minuta profesional.
Puedes utilizar una instrucción como esta:
“Analiza esta transcripción y prepara una minuta organizada de la reunión. Incluye los temas principales, acuerdos alcanzados, decisiones tomadas, tareas pendientes, responsables y fechas mencionadas. No inventes información. Si algún dato no está claro, indícalo”.
Paso 6. Verifica y comparte los resultados.
Revisa el documento antes de utilizarlo como registro oficial o compartirlo con otras personas.
Lo más interesante: puedes seguir haciéndole preguntas a tu reunión
Una de las funciones más útiles de estas herramientas es que no tienes que limitarte a generar un resumen.
Puedes continuar utilizando la conversación para consultar detalles de lo discutido.
Durante el segmento, el Tech Guru explicó que una buena práctica es mantener conversaciones separadas para cada tema o proyecto.
Es algo parecido a los grupos de WhatsApp: no mezclas el grupo de trabajo con el de tus amistades porque después nadie encuentra lo que necesita.
Con la inteligencia artificial ocurre algo similar.
Si mantienes una conversación dedicada a una orientación universitaria, por ejemplo, puedes continuar preguntando sobre requisitos, documentos y próximos pasos sin mezclar esa información con otros asuntos.
Esto ayuda a conservar el contexto de la conversación y facilita el seguimiento.
¿Qué beneficios tiene esta tecnología para los negocios?
Más allá de las reuniones personales, estas herramientas representan una oportunidad para empresas, cooperativas y organizaciones.
Entre sus posibles beneficios se encuentran reducir el tiempo dedicado a preparar minutas, organizar acuerdos, identificar tareas pendientes y facilitar el seguimiento de proyectos.
También pueden ayudar a documentar orientaciones, capacitaciones y reuniones administrativas.
Para equipos que manejan múltiples proyectos, disponer de un historial organizado puede mejorar la comunicación y reducir la posibilidad de olvidar compromisos importantes.
Sin embargo, cuando se trabaja con información confidencial de clientes, empleados o socios, es fundamental verificar las políticas de privacidad, los permisos de acceso y las condiciones de almacenamiento antes de utilizar plataformas externas.
Importante: no grabes reuniones sin autorización
Durante el segmento, el Tech Guru hizo énfasis en un aspecto fundamental: informar a los participantes antes de grabar una reunión.
Aunque estas herramientas ofrecen beneficios, no todas las personas están de acuerdo con que sus conversaciones sean grabadas o procesadas por inteligencia artificial.
Además, las grabaciones pueden contener información privada, confidencial o sensible.
Por eso, es importante obtener el consentimiento correspondiente y cumplir con las políticas de la organización y las leyes aplicables.
La tecnología debe ayudarnos a trabajar mejor, pero también debemos utilizarla de manera responsable.
La inteligencia artificial no solo responde preguntas, también te ayuda a organizar tu vida
Lo interesante de esta tecnología es que sus aplicaciones van mucho más allá de redactar correos electrónicos o responder preguntas.
Ahora podemos utilizarla para organizar información, documentar reuniones y dar seguimiento a tareas que antes requerían mucho tiempo.
Y lo mejor es que no necesitas ser un experto en tecnología para comenzar.
Como demostró el Tech Guru, con una grabación y las herramientas adecuadas puedes transformar una reunión extensa en información organizada y útil para tu día a día.
Eso sí, la inteligencia artificial puede equivocarse, por lo que siempre debes revisar la información antes de tomar decisiones importantes.